Vyplnenie údajov o vašej firme

Na to, aby sa do faktúr doplnili vaše údaje a faktúra bola úplná, potrebujete po registrácii jednorázovo zadať údaje o vašej firme. V tomto návode sa dozviete ako na to.

V pravom hornom rohu kliknutím na ikonu ozubeného kolieska sa vysunú možnosti nastavenia. Vyberieme prvú možnosť – Profily.

Snip20170414_8

Pokial ste po registrácii nevyplnili sprievodcu, váš predvolený profil bude mať názov „Žiadne meno“. Pokiaľ ste sprievodcu vyplnili, tento profil bude niesť meno vašej firmy.

Snip20170414_9

Po kliknutí na tento profil sa dostanete do nastavení údajov pre tento profil. Nastavenia sa skladajú zo 4 celkov, ktoré su znázornené ikonami v hornej časti – Adresa, Banka a DPH, Posielanie e-mailov a Platby.

Snip20170414_10

Vyplňte jednotlivé sekcie vašimi údajmi. Tieto údaje sa potom budú zobrazovať na každom doklade – faktúre, cenovej ponuke, objednávke a iných. Pokiaľ neplánujete používať vlastný SMTP server a online platby, posledné dve záložky môžete ignorovať.

Pokiaľ chcete mať na vašej faktúre zobrazené vaše logo, postupujte následovne. V nastavení vyberieme položku Štýly dokladov a vyberieme štýl pre doklad Faktúra. V nastavení štýlu klikneme na Otvoriť editor štýlov.

Snip20170414_11

Vysunie sa vám editor štýlov, kde môžete upraviť štýl vašej faktúry podľa svojich preferencií. Pre pridanie loga klikneme na naznačenú oblasť loga v ľavom hornom rohu. Zo štyroch ponúknutých možností vyberieme prvú, ikonu pera.

Snip20170414_13

Následne nahrajte z disku vaše logo a kliknite na zelenú ikou diskety pre uloženie. Mali by ste vidieť v náhľade vložené vaše logo. Od tohto momentu, každá faktúra vytvorená pre tento štýl bude obsahovať logo vašej firmy.

Správa produktov a skladových zásob

V prípade, že Vaše faktúry pozostávajú z rovnakých produktov, prípadne chcete využiť možnosť sledovania skladových zásob, v tom prípade odporúčame využívať správu produktov. V sekcii Produkty si vytvorte nové produkty, prípadne importujte z CSV súboru.

Snip20170219_10

Po vyplnení údajov a uložení produktu Vám v zozname pribudne nový produkt. Po kliknutí na názov tohto produktu sa Vám zobrazia ďalšie možnosti – možete pridávať informácie o skladových zásobách, pravidlá pre množstevné zľavy, nahrať fotku produktu, vytvoriť viaceré jazykové preklady a iné.

Snip20170219_11

Následne pri novej faktúre vyberte produkt zo zoznamu a ostatné údaje ako popis, cena a zľava sa doplnia automaticky. Po vytvorení faktúry sa skladové zásoby daného produktu aktualizujú a v prípade nizkych skladových zásob budete upozornený.

Snip20170219_12

Vytvorenie kontaktov

Pokiaľ vystavujete faktúry a iné doklady určitým klientom viackrát ako jednorázovo, vtedy má zmysel uložiť si daných klientov do vášho adresára kontaktov. Pri každom novom doklade potom stačí začať písať názov spoločnosti, prípadne meno a Q-invoice za Vás všetky fakturačné údaje doplní.

Nový kontakt si vytvoríte kliknutím v ľavom menu na sekciu Kontakty. Následne v pravom hornom rohu klinete na Nový kontakt. 

Snip20170219_8

Vysunie sa vám panel, kde môžete zadať údaje o klientovi, ako napr. názov spoločnosti, oslovenie, kontaktné údaje, fakturačné údaje a iné.

Následne, pri vytváraní nového dokladu stačí začať písať meno/názov a tieto údaje sa automaticky doplnia, bez nutnosti ich opakovane zadávať.

Pokiaľ používate Outlook, prípadne iný softvér na uchovanie údajov Vašich klientov a partnerov, tak máte možnosť si túto databázu kontaktov exportovať do CSV súboru. Tento CSV súbor môžete následne importovať do Vášho Q-invoice účtu.